Ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem hilft Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten zu können. Wichtige Informationen dazu finden Sie hier.
Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben
Übrigens: Zeiterfassung ist bei der Arbeit Pflicht. Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist inzwischen gesetzlich vorgeschrieben.
Die Regelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten müssen für jeden Arbeitnehmer angewendet werden, der Anspruch auf ein Gehalt oder einen Lohn hat. Es gilt jedoch nur für Arbeitnehmer, deren Lohn wöchentlich oder auf der Grundlage der täglich oder wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden gezahlt wird, so dass es einige Ausnahmen gibt, z. B. für Personen unter 18 Jahren. Generell gilt, dass Sie Aufzeichnungen über die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, einschließlich der Pausen, führen müssen.
Die Vorschriften gelten für Arbeitnehmer in den meisten Beschäftigungsverhältnissen, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitnehmern. Darüber hinaus gilt das Gesetz für alle Arbeitnehmer mit einem festen Gehalt oder Stundenlohn, so dass Personen, die auf Provisionsbasis bezahlt werden, nicht einbezogen werden können.
Welche Funktionen sollte ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem haben
Welche Funktionen sollte ein Arbeitszeiterfassungssystem überhaupt haben? Hier sind 7 wesentliche Funktionen, ohne die Sie nicht leben können. Biometrische An- und Abmeldefunktionen, Gruppierung von Aufgaben nach Projekten und Berichtsfunktionen sind nur einige der vielen verfügbaren Optionen. Welche davon ist für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren. Schließlich verwenden Sie das System, um die wertvolle Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erfassen und zu dokumentieren.
4 unentbehrliche Funktionen
Genaue Daten über die von den Mitarbeitern geleistete Arbeitszeit sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Die besten Zeiterfassungssysteme verfügen über eine Stechuhrfunktion. So können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter minutengenau überwachen und Fehler und Ungenauigkeiten bei Überstunden und Gehaltsabrechnung vermeiden. Hier sind 4 Funktionen, die ein Arbeitszeiterfassungssystem unbedingt haben muss. Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Produktivität steigern und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherstellen.
- Mit einem Zeiterfassungssystem können Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Projekte, Kundenaufgaben und andere Aktivitäten erfassen. Sie können diese Tools nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn sie sich abgemeldet haben. Sie können Sie auch benachrichtigen, wenn Mitarbeiter Überstunden machen, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben erfüllen.
- Ein weiteres wichtiges Merkmal eines Zeiterfassungssystems ist die Möglichkeit, eine Verbindung zu Kalendern und E-Mail-Programmen anderer Anbieter herzustellen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter über wichtige Angelegenheiten und Fristen auf dem Laufenden bleiben.
- Biometrische An- und Abmeldefunktion: Eine biometrische An- und Abmeldefunktion für ein Arbeitszeiterfassungssystem beseitigt das Problem des Buddy Punching, bei dem sich ein Mitarbeiter als ein anderer ausgibt, um in seinem Namen an- und abzustempeln. Dies wird oft von einem Mitarbeiter gemacht, der sich verspätet, aber hofft, dass sein Kollege dies nicht bemerkt. In extremen Fällen können Mitarbeiter ganze Tage freinehmen und zusätzliche Überstunden anhäufen, was die Unternehmen jährlich Milliarden von Euros kostet. Biometrische Stechuhren funktionieren durch die Registrierung der Fingerabdrücke der Mitarbeiter. Die biometrische Stechuhr kann mit einer PIN programmiert werden, so dass Administratoren das System einfach verwalten können. Da sie die biometrische Identifizierung der Mitarbeiter ermöglicht, kann sie sogar RFID-Karten unterstützen. Viele biometrische Zeiterfassungssysteme unterstützen inzwischen mehrere Fingerabdrücke und eignen sich daher perfekt für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Wenn Sie ein biometrisches Zeiterfassungssystem für Ihren Arbeitsplatz in Erwägung ziehen, sollten Sie sich noch heute mit uns in Verbindung setzen, um mehr über alle Funktionen zu erfahren, die diese Technologie zu bieten hat.
- Aufgaben nach Projekten gruppieren: Eine Möglichkeit, Ihre Zeit effizient zu erfassen, ist die Gruppierung von Aufgaben nach Projekten. Wenn Sie Aufgaben nach Projekten gruppieren, können Sie erkennen, ob dieselbe Aufgabe von mehreren Personen oder Teams erledigt wurde. Die Gruppierung von Aufgaben nach Meilensteinen hilft Ihnen auch bei der Verwaltung Ihres Gesamtaufwands, da Sie erkennen können, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Durch die Gruppierung von Aufgaben nach Meilensteinen sparen Sie außerdem Zeit und Mühe bei der Ermittlung des Zeitaufwands für jede Aufgabe.
Technische Aspekte die ein Arbeitszeiterfassungssystem umsetzen können muss
Erstens können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verfolgen.
Zweitens sollten Sie die Software oder die Daten nicht installieren bzw. deinstallieren müssen, da sie cloudbasiert sein sollten. So können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen, indem Sie nur Ihren Webbrowser benutzen.
Drittens erhalten Sie Berichte in voreingestellten Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich). Die Berichte sollten außerdem anpassbar sein
Viertens sollten den Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen aus Sicherheitsgründen Zugriffsrechte zugewiesen sein.
Fünftens müssen die Systeme die geltenden Datenschutzregeln umsetzen. Achten Sie auf die Datenschutzgrundverordnung.
Anbieter von Arbeitszeiterfassungssystemen
Hier sind einige der am besten bewerteten Anbieter von digitalen Arbeitszeiterfassungssystemen: Kronos TimeAndAttendance, clockedin Cloud Digital TimeClock, Zoho Books Timesheet, TSheets von QuickBooks.
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- 【Kein monatliches Abonnement, USB-Datenexport 】Das Anwesenheitssystem bietet Hochgeschwindigkeits-Download- und Upload-Funktionen für Daten – alles in weniger als einer Sekunde. Mit nur einem USB-Laufwerk können Sie Berichte schnell herunterladen, ohne dass eine Netzwerkverbindung erforderlich ist, da das Gerät automatisch Berichte generiert.
- 【 Beeindruckende Speicherkapazität】Dieses fortschrittliche zeiterfassung für kleinbetriebe kann bis zu 1000 Fingerabdruck-Einträge und 1000 Passwort-Einträge speichern. Die großen Tasten des Geräts ermöglichen dem Benutzer eine mühelose Interaktion.
- 【Unterstützen Sie Deutsch】Das Anwesenheitsautomatensystem Bisofice A2 unterstützt die Anzeige von fünf Benutzeroberflächen, darunter Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch und Französisch. Das durch eine kratzfeste und wasserfeste Oberfläche geschützte Gerät verfügt über eine hohe Empfindlichkeit für eine schnelle und einfache Bedienung.
- 【Ideal für verschiedene Umgebungen】Ideal für verschiedene Umgebungen wie Büros, Fabriken, Hotels, Schulen, Einzelhandelsgeschäfte; Dieser Anwesenheitsautomat vereinfacht die Zeiterfassung und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
- 【VERSATILE VERIFIZIERUNG】: Der CTR10 bietet ein dreifaches Autorisierungssystem durch Fingerabdruck, Passwort und RFID-Karte/Schlüsselanhänger mit einer Frequenz von 125 kHz, was eine erhöhte Sicherheit und Flexibilität bei der Verwaltung des Zugangs zum Firmengelände gewährleistet.
- 【INTUITIVE BEDIENUNG UND DISPLAY】: Ausgestattet mit einem leicht ablesbaren 2,4-Zoll-TFT-LCD-Farbdisplay und 17 Tasten, ermöglicht der CTR10 eine einfache Programmierung und Konfiguration ohne zusätzliche Software.
- 【EXTENSIVER INTERNER SPEICHER】: Der CTR10 Zeiterfasser hat die Kapazität, Daten für bis zu 1000 Mitarbeiter zu speichern und kann bis zu 100.000 Anmeldeereignisse registrieren, was ihn zu einer idealen Lösung für kleine und große Unternehmen macht.
- 【EINFACHER DATENEXPORT】: Der problemlose Datenabruf über eine USB-Verbindung ermöglicht die schnelle Übertragung auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte und die automatische Erstellung von Berichten im Excel-Format, was die Analyse der Zeiterfassungsdaten erleichtert.
- 【INTEGRIERTE ZUGANGSKONTROLLE】: Der CTR10 unterstützt Relaisausgänge und Wiegand 26/34-Protokolle, was die Verwaltung von Zugangskontrollsystemen ermöglicht und das Sicherheitsniveau im Unternehmen erhöht, während sein IP54-zertifiziertes Gehäuse Haltbarkeit und Widerstandsfähigkeit gegen äußere Bedingungen bietet.
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