Das Thema Arbeitszeiterfassung Software bekommt in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen eine immer größere Relevanz, auch und gerade aufgrund der gesetzlichen Vorgaben.
Hierbei dreht es sich um eine Softwareanwendung, die dazu dient, automatisch die Zeit zu erfassen, die ein Gerätebenutzer mit und ohne Arbeit verbringt. Der Begriff „Arbeit“ kann sich dabei auf jede Tätigkeit beziehen, bei der die volle Konzentration einer Person erforderlich ist, einschließlich Arbeit und Freizeitaktivitäten.
Im Bereich des Arbeitsrechts sind Arbeitgeber häufig gesetzlich verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu erfassen. Auch Zeitaufzeichnungen gehören dazu.
Die Notwendigkeit, für jeden Arbeitnehmer oder Auftragnehmer Daten über die geleisteten Arbeitsstunden vorzulegen, ist in vielen Ländern eine der häufigsten Anforderungen
So ist es beispielsweise häufig gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzeichnen (z. B. in Deutschland). Darüber hinaus ist es ihnen oft gestattet, dies elektronisch zu tun um es einfacher und schneller zu machen, wenn die Daten geändert werden müssen (z.B. in Österreich).
Arbeitszeiterfassung Software: Vorteile solcher Systeme
Zeiterfassungssoftware bietet Unternehmen eine effiziente, genaue und zuverlässige Methode zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter
Diese Art von Software ist besonders nützlich, wenn sie mit einem Zeiterfassungssystem gekoppelt ist oder als Werkzeug zur Erfassung der Arbeit der Mitarbeiter verwendet wirds.
Es gibt mehrere Anwendungen, die diese Funktion erfüllen, aber einige beinhalten auch Funktionen zur Zeiterfassung und Anwesenheit
Bei einigen dieser Anwendungen handelt es sich um eigenständige Software (d. h. sie sind nicht an ein bestimmtes Hardwaresystem gebunden), während andere mit Peripheriegeräten wie biometrischen Lesegeräten oder RFID-Ausweisen integriert werden müssen
Ein Beispiel für automatisierte Arbeitszeiterfassungsoftware: Die Genauigkeit der aufgezeichneten Arbeitszeiten liegt in der Regel bei mehr als 99 %. Dieser Genauigkeitsgrad wird z. B. durch Algorithmen erreicht, die Sprachgeräusche erkennen und aus den aufgezeichneten Zeiträumen ausschließen. Dies geschieht, wenn der Mitarbeiter mit Kunden am Telefon oder in einer Besprechung spricht. Ein weiterer Aspekt ist zu beachten: Wenn Call Center ein automatisches Zeiterfassungssystem verwenden, können sie die Einhaltung von Vorschriften wie der Europäischen Arbeitszeitrichtlinie (EWTD) gewährleisten.
Sie müssen wissen, dass es verschiedene Ansätze für eine Software zur Arbeitszeiterfassung gibt. Der häufigste ist, dass jede Person ihre Arbeit selbst erfasst, indem sie sie in eine webbasierte Anwendung oder eine mobile App eingibt
Diese ist eine großartige Möglichkeit der Zeiterfassung, erfordert aber auch ein hohes Maß an Disziplin seitens des Einzelnen. Mit anderen Worten: Wenn ein Mitarbeiter seine Stunden nicht oder nicht rechtzeitig einträgt, haben Sie keinen Einblick, wann und wie lange er gearbeitet hat. Die Alternative ist, dass eine andere Person in Ihrem Unternehmen die Arbeitszeiten im Namen des Mitarbeiters eingibt.
Dies ist eine bessere Art der Zeiterfassung, da sie nicht so sehr von der Person abhängt, aber wenn Sie z. B. einen externen Anbieter einsetzen, haben Sie diese Daten nicht in Ihrem eigenen Zeiterfassungssystem zur Verfügung.
Zeiterfassungssoftware kann die Arbeitszeiten von Mitarbeitern oder Auftragnehmern entweder vor Ort oder aus der Ferne (auf persönlichen Geräten) erfassen. Letzteres wird oft als „Zeiterfassung“ bezeichnet.
Arbeitgeber, die solche Zeiterfassungstools verwenden, können beurteilen, wie viel Zeit ein Arbeitnehmer an bestimmten Projekten arbeitet und wie oft er länger arbeiten oder früher gehen muss.
Darüber hinaus können die Mitarbeiter diese Daten selbst nutzen, um ihre Arbeitszeiten zu verfolgen und ihr Verhalten entsprechend anzupassen. Ein Beispiel: Wenn ein Auftragnehmer einen Vertrag über 30 Stunden pro Woche hat, aber regelmäßig mehr als 40 Stunden arbeitet, ist es vielleicht an der Zeit, einen neuen Vertrag auszuhandeln. Dies ist der Hauptvorteil dieser Art von Tracking-Software: Die Daten können analysiert werden, um Muster zu erkennen, die vielleicht nicht sofort ersichtlich sind
Wenn Sie z. B. eine Zeiterfassungssoftware für Ihre Mitarbeiter verwenden, können Sie leicht feststellen, welche Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten. Wenn Sie dann sehen, wie viel Zeit sie für diese Projekte aufwenden, können Sie Projekte im Hinblick auf ihre Wirtschaftlichkeit überwachen.
Ein weiterer Vorteil: Der Einsatz einer solchen Software ist eine gute Möglichkeit zu analysieren, ob Ihre Mitarbeiter tatsächlich so produktiv sind, wie Sie denken. Wenn beispielsweise zwei oder mehr Mitarbeiter an einem Projekt zusammenarbeiten und einer von ihnen immer doppelt so viel arbeitet wie der andere, kann es sein, dass der Arbeitnehmer seinen Teil der Arbeit nicht leistet
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